先给答案
最少记录六类信息：商品与卖家、订单来源、当前阶段、已经付与还要付的金额、关键时间、下一步动作。再保留一张原始截图或链接，方便回查规则。
六类核心信息
1. 商品与卖家：让未来的你知道买了什么、向谁买。2. 来源：订单页、社交主页、群公告或代购记录在哪里。3. 阶段：待付定金、待补尾款、待收货或已收货。
4. 金额：定金、尾款或全款分别是多少。5. 时间：开定、截定、开补、截补、卖家给的大概发货窗口。6. 下一步：付款、回查公告、询问进度或确认收货。
为什么只用表格会越来越累
表格当然能记，但字段和阶段要自己搭。订单信息又散落在聊天、群公告、订单页和截图里，每加一笔都要来回寻找、复制、粘贴和维护。表格通常负责“保存”，提醒还要另外设置，最后负责想起这件事的人仍然是自己。
如果订单很少、主要在电脑上整理而且不需要提醒，表格已经够用；问题出现在同时等待十几二十笔、时间跨度又很长时。
建立一个低维护流程
下定或付全款当天先建记录；卖家公布补款窗口时只更新日期和下一步；付款后把阶段推进；收货后归档。每次只维护发生变化的部分，不必反复重抄整张订单。
截图可以帮助找回信息，但相册不是任务列表。定尾追踪的截图建议和本地 OCR 会给出候选字段，仍要由用户核对后写入，避免把识别结果当成交易事实。
怎么判断记录是否够用
闭上原订单页，只看记录，问自己三个问题：我在哪里买的？下一步要做什么？最晚什么时候做？如果任何一个答不出来，就还缺一个关键字段。
这类工具解决不了什么
记录工具无法补全卖家没有公布的信息，也不能验证卖家的真实工期、自动同步社交主页或保证通知一定送达。日期改变后，需要按卖家最新说明主动更新。